Erfolgreiche Inklusion von Dynamics NAV

Die Elbe-Werkstätten GmbH kümmert sich als Rehabilitations- und Pflegeeinrichtung um rund 3.100 Menschen mit Behinderung und bietet ihnen individuelle Unterstützung. Mit mehr als 40 Produktionsstätten und 700 zusätzlich angestellten Beschäftigten ist der Sozialbetrieb gleichzeitig einer der größten Arbeitgeber Hamburgs. Das Unternehmen erwirtschaftet eine Jahresleistung von über 80 Mio. Euro. Für den Anschluss an die digitale Welt wurde 2017 ein anspruchsvolles Migrationsprojekt mit M&P gestartet.

Elbe Werkstätten modernisieren IT-Landschaft mit M&P

Wie in jedem großen Industrieunternehmen fallen auch in der Elbe-Werkstätten GmbH vielfältige Verwaltungsaufgaben an. Personal-, Finanz- und Vertragsverwaltung, Produktionsplanung und Kalkulation, Disposition der Arbeitsgruppen, Einkauf von Material, Fakturierung und Kostensatzabrechnung mit den Leistungsträgern – all das ist ohne leistungsfähige IT-Unterstützung nicht durchführbar.  

Der Sozialbetrieb setzt dabei seit vielen Jahren auf Dynamics NAV. Das von vielen individuellen Anpassungen geprägte bisherige System sollte nun durch den konsequenten Einsatz von Standardmodulen modernisiert werden. Die Elbe-Werkstätten entschieden sich für die Einführung von sowis) als zertifizierte Branchenlösung für Sozialbetriebe und NAPA3 als umfassende personalwirtschaftliche Lösung – beide basierend auf der neusten Version von Dynamics NAV. 

Ergänzt wurde die Lösung durch ein im Projektverlauf entwickeltes Modul für Dokumentation und Maßnahme-Planung, das Sozialpädagogen und Sachbearbeiter direkt von mobilen Endgeräten aus nutzen können. Durch eine einfache Benutzeroberfläche und die prozessbezogene Bereitstellung der benötigen Informationen erzielte das Modul nach kurzer Zeit eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern – eine wichtige Voraussetzung dafür, in Zukunft auf vollständige und verlässliche Daten zugreifen zu können.  

Kurze Wege, schnelles Feedback

M&P führte während der 12-monatigen Projektlaufzeit Bedarfsanalysen durch, erstellte Spezifikationen und übernahm das Projektmanagement für alle drei Sachgebiete. Da die Elbe-Werkstätten selbst über ein sehr erfahrenes IT-Team verfügen, wurden viele Aufgaben im Bereich der Datenübernahmen und Standardmigration in Eigenleistung erbracht. Der enge Informationsaustausch aller Projektbeteiligten war eine wesentliche Erfolgskomponente des Projektes. Der kurze Weg der internen IT-Mannschaft zu den späteren Nutzern lieferte regelmäßig und kurzfristig wertvolles Feedback, das unmittelbar in die Umsetzung einfloss. Die Vorzüge der agilen Projektmethode wurden damit voll ausgespielt.  

Die Umstellung von Finanz- und Personalwesen und aller Standardkomponenten erfolgte zum Jahreswechsel 2017/2018. Eine besondere Herausforderung war die Umstellung der Ermittlung und Abrechnung der Pflegekosten mit den Kostenträgern der Sozialeinrichtung. Die ca. 3.100 Kostensätze der Einzelverträge mussten entsprechend den geltenden Abrechnungsvorschriften ermittelt und fakturiert werden. Hier zeigte sich die hohe Flexibilität der Lösung sowis), mit der sich alle Fälle durch Einrichtung und Parametrisierung abbilden ließen. Die enge Zusammenarbeit von M&P mit ihrem strategischen Partner tegos Rosenheim GmbH, die Herstellerin der sowis) Lösung ist, ermöglichte ein hohes Arbeitstempo und eine flexible Lösungsfindung.   

Mit dem Sprung auf Dynamics NAV 2017 haben sich die Elbe-Werkstätten fit gemacht für die Zukunft. Durch den weitestgehenden Verzicht auf Individualprogrammierungen können neue Versionen von Microsoft Dynamics NAV zeitnah nach Erscheinen und ohne großen Aufwand in Betrieb genommen werden. Die Integration mit Office365 ist automatisch gegeben, und auch für den irgendwann notwendigen Sprung in die Cloud sind mit diesem erfolgreich abgeschlossenen Migrationsprojekt beste Voraussetzungen geschaffen. 

Elbe Werkstätten GmbH www.elbe-werkstaetten.de
sowis) www.mp-solutions.de/produkte/sowis/

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