Wenn jemand eine Reise tut...

… so kann er was verzählen. So vielseitig wie die Verse im Gedicht von Matthias Claudius sind auch die Aufgaben eines Reiseveranstalters. Zumindest wenn dabei eine so hohe Qualität und Individualität geboten werden soll, wie es die CTS Gruppen- und Studienreisen GmbH aus Lemgo tut. Damit hat sich CTS in über 40 Jahren einen festen Platz als Anbieter von maßgeschneiderte Schulfahrten und Gruppenreisen in Europa gesichert.  

Seit dem gemeinsamen IT-Projekt mit der M&P Business Solutions GmbH sorgt bei CTS eine über alle Bereiche durchgängige Softwarelösung auf der Basis von Microsoft Produkten dafür, dass selbst im heißen Saisongeschäft alles rund läuft – von der ersten Online-Anfrage bis zur detaillierten Abrechnung für den einzelnen Teilnehmer.

Dem starken IT-Interesse des Unternehmensgründers ist es zu verdanken, dass bei CTS schon früh auf Software-Unterstützung gesetzt wurde.  Für die Kernaufgaben der Reisekalkulation und Abrechnung war eine weitverbreitete Branchenlösung im Einsatz. Um Gruppenreisen individuell planen und anbieten zu können, ist jedoch der Zugriff auf viele externe Datenbanken und Dokumente erforderlich.

So besteht z.B. ein Angebot für eine Klassenfahrt neben den Preisen und Terminen für Bus-, Bahn- und Flugreisen, die Übernachtungs- und Verpflegungsplanung, die Eintrittskarten und Platzreservierungen für besuchte Attraktionen auch über ausführliche Beschreibungen aller besuchten Orte und Sehenswürdigkeiten. Bei Transport- und Hotelkosten sind zeit- und mengenabhängige Kontingente zu beachten. Individuelle Wünsche in Bezug auf Ernährung und Unterbringung sind dabei ebenso zu berücksichtigen, wie die häufige Änderung der Teilnehmer und Begleitpersonen.

Für die kaufmännischen Prozesse wurde eine Software für die Finanzbuchhaltung eingesetzt, die über mehrere teils manuellen Schnittstellen mit den anderen Anwendungen Daten austauschte. Eine ganz besondere Herausforderung besteht in der Margenbesteuerung von Reiseleistungen - einer gesetzlichen Sonderregelung bei der Umsatzsteuerermittlung, die eine besonders sorgfältige Dokumentation aller Einkaufs- und Verkaufsprozesse erfordert. 

Da M&P bereits Erfahrung und ERP-Funktionalitäten aus anderen Projekten der Reisebranche einbringen konnte, wurde auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV eine integrierte Lösung für die Planung, Angebotserstellung, Kalkulation, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation geschaffen.  Die kaufmännischen Prozesse inklusive der korrekten umsatzsteuerlichen Behandlung aller Geschäftsvorfälle geschieht heute automatisch. Je nach Wunsch erhalten die Kunden Gesamtrechnungen an den Gruppenleiter oder Einzelrechnungen an die Selbstzahler.

Benötigte Daten von Lieferanten oder aus Webportalen werden heute elektronisch in NAV übernommen und stehen den rund 80 Anwendern an den richtigen Stellen im Prozess aktuell zur Verfügung.

Gruppenleiter einer Reise erhalten automatisch aussagefähige Unterlagen über alle Details ihrer Reise. Reiseplan, Teilnehmerverzeichnisse, Zimmerbelegungspläne, Platzreservierungen, sowie Broschüren und Infomaterial. All das wird gesteuert von Dynamics NAV individuelle erzeugt und aufbereitet. Dabei konnte insbesondere die leistungsfähige Office-Integration von Dynamics NAV ihre Stärken voll ausspielen.

Um sämtliche im Zusammenhang mit einer Reise relevanten Dokumente transparent und sicher abzulegen, wurde frühzeitig der Microsoft SharePoint in die Gesamtlösung integriert. Sowohl die Ablage von Dokumenten als auch der Zugriff auf bereits gespeicherte Elemente nehmen die Anwender dabei direkt in der Benutzeroberfläche von Dynamics NAV vor. So konnte schnell eine hohe Akzeptanz für diese Form der zentralen Ablage geschaffen werden. Die Vorteile gegenüber einer dateibasierten Ablage sind immens: Archivierung, Zugriffssteuerung, Freigabe, Volltextsuche sind auf Knopfdruck möglich.

Der nächste Schritt der Digitalisierung des Geschäftes bestand in der direkten Einbeziehung der Kunden in den Angebots- und Planungsprozess. Ebenfalls auf der Basis von Microsoft SharePoint hat m+p für CTS das Kundenportal geschaffen. Im Portal finden Gruppenleiter und Teilnehmer von geplanten Reisen heute online alle benötigten Informationen im Self-Service. Neben der Bereitstellung von Dokumenten und Daten können Teilnehmer z.B. ihre Sitzplätze bei Busreisen wählen, die Zimmerbelegung in Herbergen vornehmen oder Zusatzleistungen wie Theater- und Museumsbesuche hinzufügen.

Auch reiselustigen Interessenten bietet das CTS Portal alle Möglichkeiten zur Informationen. Online wird ein besonderes Angebot an offenen Gruppenreisen dargeboten, in die sich Interessierte hinzubuchen können. Im Reise-Konfigurator können Kunden online Gruppenreisen selbst zusammenstellen und dafür die Preise ermitteln. So entstehen ganz neue Produkte, neue Gruppen und interessante Kontakte. Da alle Daten dafür direkt in NAV gehalten werden, ist eine nahtlose Weiterbearbeitung durch den Innendienst sichergestellt.   

Mit Dynamics NAV konnte M&P die schnelle und durchgängige Bearbeitung aller Vorgänge bei der CTS Gruppen- und Studienreisen GmbH möglich machen. Für Mitarbeiter und Kunden wurde dabei eine hohe Transparenz und Prozesssicherheit geschaffen, auf deren Basis der hohe Qualitätsanspruch der CTS auch bei wachsendem Geschäft langfristig erfüllt werden kann.