Automobilvertrieb - außen und innen digitalisiert.

In kaum einer anderen Branche erlebt man die Digitalisierung so hautnah, wie beim Automobilvertrieb. Der Großteil des Verkaufsprozesses findet bereits über das Internet statt. Konfiguratoren mit beeindruckender Realität und intelligenter Benutzerführung sorgen dafür, dass der Neuwagenkäufer beim Besuch im Autohaus perfekt vorbereitet ist. Komfortable Webportale ermöglichen es dem Gebrauchtwagenkäufer sein Traumfahrzeug schnell und lokal zu finden. 

Dass all das möglich ist, ist auch ein Verdienst der Modix GmbH aus Koblenz, die seit mehr als 10 Jahren die großen Markenhersteller und Automobilhändler mit Webseiten, Portalen und digitalen Lösungen für Online-Vertrieb und -Marketing versorgt. 

Das im Jahr 2000 als Start-Up gegründete und heute zur Cox Automotive gehörende Unternehmen ist sehr schnell erfolgreich gewachsen. Bereits heute betreuen knapp 200 Mitarbeiter über 16.500 Händler und mehr als 30 Automobilhersteller in von Europa, Asien und Nordamerika. 

Nachvollziehbar, dass in Zeiten rasanten Wachstums die meiste Energie des Unternehmens in die Entwicklung der Produkte, die intensive Beschäftigung mit dem Markt und den Kundenbedürfnissen sowie die sich immer schneller entwickelnde Technologie fließt. 

Im Focus des IT-Projekte mit M&P Business Solutions standen dann eher die internen Prozesse:  Die Standardisierung und Vereinfachung des Vertriebs- und Abrechnungsprozesses war das Ziel des gemeinsamen Vorhabens. Das von Modix in der Vertragsbeziehung praktizierte Subscription (Abonnement)-Modell stellt dabei die besondere Herausforderung dar. 

Mit dem IT-Projekt sollte die Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen werden. So war zum Zeitpunkt des Projektstarts bereits der Aufbau von sechs weiteren internationalen Standorten beschlossen. 

Dass die Produktentscheidung dabei auf Microsoft Dynamics fällt, war für den Google Premium Partner Modix GmbH aber keine Frage. Bereits seit 2010 wurde Dynamics NAV im Bereich Finanzbuchhaltung eingesetzt.  Auch im Vertrieb wurde bereits mit Dynamics CRM gearbeitet.  Zusätzlich fanden sich noch weitere Anwendungen in der Lösungslandschaft, z.B. für Vertragsmanagement, Serviceabwicklung, Controlling und die Newsletter-Erstellung.  

Mit der von verschiedenen Dienstleistern so geschaffenen Lösung wurde aber das spezifische Geschäftsmodell der Modix GmbH nur sehr unzureichend unterstützt. Für viele Vorgänge mussten Eingaben in mehreren Systemen vorgenommen werden. Die Benutzer aller Abteilungen mussten sich mit den unterschiedlichen Benutzeroberflächen auskennen. Für Controlling-Aufgaben wurden Daten aus verschiedenen Systemen händisch in EXCEL übertragen um dort analysiert zu werden. 

Um eine moderne und flexible Ausgangsbasis für das Redesign der IT-Landschaft zu haben, wurde die aktuellsten Versionen von Dynamics NAV und Dynamics CRM eingesetzt. Damit war es dann auch möglich, die von Microsoft standardmäßig bereitgestellte NAV-CRM Integration zu nutzen.

Die CRM-Lösung wurde auf die spezifischen Vertriebsprozesse optimal angepasst. Ein einheitlicher Produktkatalog wurde definiert. Für die Pflege der Kontaktdaten wurde CRM zum führenden System erhoben, dass Mehrfachpflege vermeidet und Dubletten zuverlässig verhindert. Die Anwender werden jetzt vom CRM System sicher durch alle Prozesse der Angebots- und Vertragserstellung geführt, wodurch auch neue Mitarbeiter ohne große Einarbeitung eine korrekte Auftragsbearbeitung vornehmen können.

Die Mitarbeiter des Vertriebsbereiches arbeiten nun ausschließlich mit einem System: Microsoft Dynamics CRM. Sämtliche Aktivitäten und Dokumente eines Kunden sind über Gesellschaften, Geschäftsbereiche und Standorte hinweg für alle transparent und zugänglich. So erhält man jederzeit den Überblick über die komplette Geschäftsbeziehung, was bei Key-Account Kunden besonders wichtig ist. Controlling der Mitarbeiter und Kunden ist heute ohne zusätzliche EXCEL-Tabellen jederzeit möglich.  Auf alle Informationen können die Mitarbeiter auch über mobile Endgeräte zugreifen. 

Aus den CRM Vertrags- und Leistungsdaten werden monatlich automatisch die Ausgangsrechnungen in Dynamics NAV erzeugt, papierlos an die Kunden verschickt und in die Buchhaltung durchgebucht.

Auch die Erstellung von Newslettern erfolgt nun direkt aus Dynamics CRM. Alle für einen Kunden erzeugten Dokumenten werden direkt personalisiert in der elektronischen Kundenakte abgelegt und schaffen so die Transparenz, die für eine optimale Kundebetreuung unabdingbar ist.

Die verzweigte Systemlandschaft bei MODIX konnte durch das Projekt auf vier aktive Systeme beschränkt werden. Der Aufwand für Wartung und Schnittstellen hat sich deutlich reduziert. Der gesamte Vertriebs- und Abrechnungsprozess ist schneller geworden. Die klare Struktur erlaubt ein sicheres und schnelles Roll-Out an neuen Standorten.

Das Projekt wurde konsequent nach der agilen Projektmethodik durchgeführt. Die klare Fokussierung auf jeweils ein Thema für eine Dauer von circa 4 Wochen ermöglichte die zielgerichtete Umsetzung der insgesamt 15 Projektabschnitte. Modix hat sich dabei nicht nur sehr gut auf diese Vorgehensweise eingelassen sondern war am Ende davon so überzeugt, dass künftig auch eigene interne Projekt nach dieser Methode durchgeführt werden.  
Neue Teilprojekte sind bereits in der Planung: Der Rollout der Lösung am zweitgrößten Standort, die Automatisierungen von Marketingkampagnen und die Einbindung des Customer Service.